Come aprire un ufficio tributi per ogni contribuente

Come aprire un ufficio tributi per ogni contribuente

Mai come nel contesto storico in cui ci troviamo il contribuente sente forte la necessità di ricevere istruzioni, rassicurazioni, informazioni e supporto da “chi è del mestiere e decide” perché, seppur vero è che la legge non ammette ignoranza, di fatto anche per gli addetti ai lavori oggi la legge sulla fiscalità locale crea, quanto meno, ansia da prestazione.

Infatti accade che l’ufficio tributi del Comune fa molta fatica a dedicare la giusta attenzione al proprio contribuente perché preso dall’applicazione di nuove discipline con scadenze difficili e a volte non dispone delle risorse necessarie. Questa situazione non viene quasi mai ben percepita dal contribuente, che solitamente, infastidito e preoccupato, si ritrova a fare code agli sportelli, al telefono o, più semplicemente, a pagare qualche esperto affinché gli compili il modello F24 o il bollettino in modo corretto.

La soluzione, frequentemente auspicata se non addirittura fortemente voluta dagli amministratori, è quella di spedire a casa del contribuente la carta:  avvisi di qualche pagina in cui il Comune spiega come funziona il calcolo del tributo, quali sono le scadenze di versamento e, non sempre, i modelli di pagamento già compilati dall’ufficio stesso; ma questa forma di comunicazione quanto costa ? e se qualcosa cambia, nel frattempo, quella carta non va più bene e quindi bisogna ricominciare da capo. E allora, quanto è efficace ?

Ecco quindi la scoperta: potenziare il rapporto “virtuale” con il contribuente, fornendogli la possibilità di ottenere assistenza, supporto e certezza senza che lui venga in Comune e senza che il Comune gli spedisca delle lettere di carta.  

E’ quindi fondamentale adottare, quanto più possibile, il canale elettronico per la spedizione dei documenti. Una chance in tal senso è offerta dal recente accordo Anutel-Aruba che consente ai Comuni di fornire ai propri contribuenti una casella PEC gratuita; in questo modo avvisi, dichiarazioni e tutti i vari documenti verranno scambiati in forma elettronica – valida legalmente a tutti gli effetti ai sensi del D.Lgs. 82/2005 e s.m.i. – senza rischi di perdita e/o ritardi e ad un costo praticamente nullo per entrambi, Comune e contribuente. Infatti, indipendentemente dal numero di comunicazioni o di fogli, questa PEC costa solo 1 euro all’anno per contribuente contro i 3 o 8 che solitamente si spendono per ogni singola spedizione di ogni singolo contribuente, spesso di ogni singolo tributo.

Esistono poi soluzioni informatiche web-native per i Comuni, come hyperSIC® di A.P.Systems, che consentono di usare questo canale di comunicazione in forma automatizzata, cioè senza alcun intervento dell’operatore; attivata infatti la convenzione tra ufficio tributi ed il contribuente che individua nella PEC il canale ufficiale di spedizione delle loro comunicazioni formali, il sistema da solo provvede ad inoltrare al contribuente i documenti che l’ufficio dà ordine di consegnare. Viceversa, il sistema recepisce le comunicazioni del contribuente pervenute con PEC, le associa alla sua posizione contributiva e ne dà avviso all’ufficio tributi che può quindi analizzarle sempre dalla propria sessione applicativa.

Vengono abbattuti costi, problemi di consegna e tempi: oggi l’ufficio completa il calcolo del cosiddetto ruolo, dà conferma al sistema di generare la spedizione e qualche minuto dopo (e non giorni o settimane) il contribuente si trova nella sua PEC l’avviso di pagamento con anche il modello precompilato pronto per essere pagato, il tutto in piena validità legale con l’effetto della non ripudiabilità.

Non si dimentichino poi i servizi on line, cioè quei servizi che il Comune pubblica sul proprio sito istituzionale. Li conosciamo dal 2002, il legislatore ha tentato più volte di farli decollare nella forma più concreta con l’intento di potenziare il rapporto PA-cittadino, ma spesso sono semplici ampi spazi virtuali ricchi di informazioni non sempre aggiornate, perché non si ha il tempo di farlo: può accadere quindi che, a fine maggio 2013, siano disponibili le disposizioni per il versamento del saldo IMU di dicembre 2012 e non ancora invece le istruzioni per l’IMU 2013.

Grazie a sistemi web-nativi è possibile, invece, trasformarli in un vero e proprio sportello virtuale personalizzato per il contribuente.   Vi sono tecnologie, come hyperSIC®, che pubblicano automaticamente le informazioni aggiornate appena disponibili dall’ufficio tributi e consentono al contribuente di esaminare la propria situazione contributiva, essere avvertito (per email o sms) delle scadenze e adempienze, visionare gli atti del proprio fascicolo, presentare istanze di vario tipo, ottenere assistenza alla compilazione di modulistica e pagamenti.   Questi sistemi assurgono al ruolo di ufficio tributi virtuale, sempre disponibile via internet, personalizzato per ogni singolo contribuente.

Internet non è ancora alla portata di tutti ma certamente di molti e così il ricorso ai servizi online: recenti statistiche dichiarano che l’80,2% della popolazione italiana tra gli 11 ed i 74 anni accede ad internet da qualsiasi luogo e device e l’accesso ai servizi della PA avviene online per il 40% nel Nord Italia e per il 28% nel Centro-Sud.

Quanti di noi negli ultimi tempi hanno acquistato biglietti ferroviari o aerei via internet e si sono presentati alla partenza conoscendo a memoria solo il codice del viaggio o mostrando dal proprio smartphone un codice a barre ricevuto per email? Di sicuro tantissimi rispetto a qualche anno fa. L’uso di internet porta velocità, convenienza e, grazie all’attuale contesto normativo, anche la certezza che le attività siano svolte senza che ne venga scalfito il valore legale dei procedimenti.

Quando poi viene combinato, senza appesantire, ai sistemi di supporto dell’attività gestionali del Comune allora si ottengono risultati di forte impatto con il contribuente perché si alimenta la relazione con precisione, puntualità, velocità ed economicità.